"No tengo tiempo para hacerlo" o "esa reunión me quitó tiempo". Generalmente se escuchan estas frases cada vez que nos encontramos frente a ciertos escollos que nos alejan de una meta laboral.
Según un artículo publicado en el blog de la consultora Érathis (erathis.com), a esos obstáculos pueden denominárselos "ladrones de tiempo" y, entre los más conocidos están las interrupciones, el teléfono, las reuniones, las visitas inoportunas, hacer varias cosas a la vez o no saber decir no.
Muchas veces se acude a reuniones urgentes, sin saber el tema, el objetivo y sin estar preparados. Este tipo de reuniones por lo general se dilatan interminablemente. Hay de las personas que cuestionan todo y además quieren imponer sus ideas; otras quieren pasar desapercibidas y les cuesta desconectarse de la película o del partido de fútbol que vieron en la televisión el día anterior. Hay de los que hablan y hablan pero no dicen nada en concreto, otros solo toman café para el frío.
Claro está que no todas las reuniones son malas, siempre y cuando se tome en cuenta el trabajo en equipo, con coordinación y con un propósito claro. Y para ello, según la consultora, es necesario tener presente lo siguiente:
La convocatoria debe ser por escrito y con tiempo suficiente de antelación (temario incluido).
No convocar a personas sólo por estatus o por evitar que se enojen.
El grupo no debería exceder de nueve personas. A menor número mayor participación. Siete es un número apropiado (ejemplo: los países miembros del G-7).
Verificar que están disponibles las personas claves.
Cuidar la hora y el día
Elegir el lugar teniendo en cuenta: que esté aislado de ruidos; que tenga un reloj visible, mesas para tomar nota; que esté libre y equipado.
No debería durar más de 45 minutos (el tiempo cuesta)
Empezar puntual, según la hora prevista.